Una plantilla de inventario sencilla necesita dos pestañas: Productos, con una fila por artículo y una columna de stock actual, y Movimientos, donde registras todo lo que entra y todo lo que sale. Una fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO suma los movimientos de cada producto, una fórmula SI avisa cuando el stock llega al mínimo y tú anotas cada cambio en el momento en que ocurre. Con eso se maneja bien un negocio pequeño, desde unas decenas hasta algunos cientos de artículos.
La pestaña Productos: las columnas que necesitas
Créala en Hojas de cálculo de Google (Google Sheets), que es gratis y se actualiza desde el celular (forma parte de nuestra lista de herramientas gratis para negocios), o en Excel. Llama a la primera pestaña "Productos" y agrega estas columnas:
- Código (A) y Nombre del producto (B). Define un patrón para los códigos, por ejemplo CAM-M-AZ para una camiseta M azul;
- Categoría (C), para filtrar y comparar por grupo;
- Costo unitario (D), lo que tú pagas, y Precio de venta (E);
- Stock inicial (F), el conteo del primer día;
- Entradas (G) y Salidas (H), ambas calculadas desde la pestaña Movimientos;
- Stock actual (I): stock inicial más entradas, menos salidas;
- Stock mínimo (J), tu punto de reposición, que se explica más abajo;
- Estado (K) y Valor del stock (L), también calculados;
- Proveedor (M) y Plazo de reposición (N), los días que pasan entre pedir y recibir;
- Fecha de vencimiento (O), solo si vendes alimentos, cosméticos o cualquier producto que caduque.
Con las fórmulas ya puestas, unas cuantas filas se ven así (los números son un ejemplo):
| Código | Producto | Costo unitario | Inicial | Entradas | Salidas | Actual | Mínimo | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| CAM-M-AZ | Camiseta M, azul | 6 | 20 | 30 | 38 | 12 | 10 | OK |
| TAZ-BL | Taza blanca | 4 | 10 | 0 | 6 | 4 | 6 | Reponer |
| VEL-VA | Vela de vainilla | 5 | 8 | 12 | 9 | 11 | 8 | OK |
La pestaña Movimientos: una fila por evento
Agrega una segunda pestaña llamada "Movimientos". Cada fila es un evento, con estas columnas: Fecha (A), Código del producto (B), Tipo (C: Entrada o Salida), Cantidad (D), Motivo (E: compra, venta, pérdida, obsequio, devolución) y Nota (F). Convierte la columna C en una lista desplegable con validación de datos, para que un error de tecleo no estropee tus totales sin que lo notes.
Después deja que la pestaña Productos haga las cuentas. Escribe estas fórmulas en la fila 2 y cópialas hacia abajo. Funcionan igual en Excel y en Google Sheets (la ayuda de Google explica la función SUMAR.SI.CONJUNTO):
| Celda (fila 2) | Fórmula | Qué hace |
|---|---|---|
| G2 | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D:$D, Movimientos!$B:$B, $A2, Movimientos!$C:$C, "Entrada") | Suma todo lo que entró de ese código de producto |
| H2 | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D:$D, Movimientos!$B:$B, $A2, Movimientos!$C:$C, "Salida") | Suma todo lo que salió |
| I2 | =F2+G2-H2 | Stock actual |
| K2 | =SI(I2<=J2,"Reponer","OK") | Muestra Reponer cuando el stock llega al mínimo |
| L2 | =I2*D2 | Dinero que hay en el estante por este producto |
| Cualquier celda libre | =SUMA(L2:L500) | Valor total del stock |
Los nombres de las funciones están en español; si tu archivo está en inglés, usa SUMIFS, IF y SUM. Si tu configuración regional usa punto y coma como separador de argumentos, cambia las comas por punto y coma. Y si copias la fórmula de Estado a filas vacías, escríbela así: =SI(A2="","",SI(I2<=J2,"Reponer","OK")), para que las filas en blanco sigan en blanco. Tres hábitos hacen que todo funcione:
- Anótalo en el momento. Llegó mercancía, la registras. Hiciste una venta, la registras. Hazlo desde el celular;
- Todo pasa por la hoja. Los obsequios, el uso propio, las roturas y las devoluciones a proveedores también son salidas. Ahí es donde aparecen los faltantes "misteriosos";
- Una persona responsable de los registros en cada turno, si en el negocio trabaja más gente.
Stock mínimo con alerta automática
El stock mínimo es el nivel en el que debes reponer para no quedarte sin producto. Una forma práctica de calcularlo es venta promedio diaria x plazo de reposición en días + un margen de seguridad. Si vendes 2 unidades al día y tu proveedor entrega en 7 días, el mínimo ronda 14 más un margen; digamos 20.
Para que el stock bajo no pase desapercibido, usa formato condicional. Selecciona las filas, abre las reglas de formato condicional (en Google Sheets están en el menú Formato; en Excel, en la pestaña Inicio), crea una regla con fórmula personalizada e ingresa =$I2<=$J2 con relleno rojo. La ayuda de Google sobre reglas de formato condicional explica cada paso. Abre la hoja cada mañana: las filas en rojo son tu lista de compras del día.
Conteo físico periódico
Si la hoja dice una cosa y el estante otra, solo el conteo físico muestra cuál es la correcta. Una rutina que funciona: un conteo general al mes, fuera del horario de más movimiento, más una revisión semanal de los 10 productos que más rotan. Registra cualquier diferencia como un ajuste en la pestaña Movimientos, con su motivo, e investiga qué pasó. ¿Fue un error al anotar, una rotura que nadie registró, un robo? Una diferencia que se repite en el mismo producto siempre es una señal para investigar.
Qué te dicen los números
Con uno o dos meses de datos, la hoja empieza a hablar:
- Tus productos estrella. Pocos productos suelen explicar la mayor parte de tus ventas. No pueden faltar nunca, así que dales mínimos más holgados;
- Los que no rotan. Un artículo sin ventas en 60 a 90 días es dinero parado en el estante. Hazle una promoción, combínalo en un kit o deja de recomprarlo;
- El valor del stock. Cantidad por costo, sumado, muestra cuánto dinero tienes en el estante. Ese número te sirve para decidir qué comprar y para evaluar cualquier préstamo o línea de crédito;
- La estacionalidad. Los meses fuertes de cada categoría te dicen qué stock preparar para la próxima temporada y cuándo promoverlo, por ejemplo con publicaciones orgánicas en Instagram.
Errores que cuestan dinero
- "Después lo anoto". El enemigo número uno de cualquier control de inventario;
- No registrar pérdidas ni obsequios. El stock "desaparece" y las cuentas nunca cuadran;
- Ignorar el costo real. El flete y los impuestos de la compra forman parte del costo unitario. Sin ellos, tu margen es una ilusión;
- Comprar por intuición. La hoja existe para reemplazar el "creo que se está acabando";
- Tener varias versiones en papel, en un cuaderno y en el celular. Mantén una sola fuente de verdad en la nube, con copia de seguridad, como en nuestra guía para respaldar el celular del negocio.
Cuando el negocio crece, con varios canales de venta, integración con la facturación y un equipo, un sistema de gestión empieza a pagarse solo. Mientras tanto, una hoja bien armada, el registro en el momento y el conteo al día son lo que separa la ganancia de la fuga.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar el inventario en Google Sheets gratis?
Sí. Google Sheets es gratis y funciona en el celular. Una pestaña Productos y otra Movimientos, con fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO y SI, alcanzan para un negocio pequeño con desde unas decenas hasta algunos cientos de artículos.
¿Cómo calculo el stock mínimo?
Multiplica la venta promedio diaria por el plazo de reposición del proveedor, en días, y suma un margen de seguridad. Con 2 unidades al día y 7 días de plazo, son 14 más un margen: unas 20 unidades.
¿Cada cuánto debo hacer el conteo físico del stock?
Haz un conteo general una vez al mes y una revisión rápida cada semana de los productos que más rotan. Una diferencia detectada a tiempo se corrige con un ajuste; detectada tarde es una pérdida sin explicación.
Fuentes: Ayuda de Editores de Documentos de Google: función SUMAR.SI.CONJUNTO · Ayuda de Editores de Documentos de Google: reglas de formato condicional en Hojas de cálculo · Ayuda de Editores de Documentos de Google: crear una lista desplegable en una celda
