Un foglio Excel per il magazzino semplice ha bisogno di due schede: Prodotti, con una riga per articolo e una colonna con la giacenza attuale, e Movimenti, dove annoti ogni carico e ogni scarico. Una formula SOMMA.PIÙ.SE somma i movimenti di ciascun prodotto, una formula SE segnala gli articoli arrivati alla scorta minima e tu registri ogni variazione nel momento in cui avviene. Basta per la maggior parte delle piccole attività, da qualche decina a qualche centinaio di articoli.
La scheda Prodotti: le colonne che servono
Crealo in Fogli Google (Google Sheets), che è gratuito e si aggiorna anche dallo smartphone (rientra nella nostra lista di strumenti gratuiti per piccole imprese), oppure in Excel. Chiama la prima scheda "Prodotti" e aggiungi queste colonne:
- Codice (A) e Nome del prodotto (B). Scegli uno schema per i codici, per esempio MAGL-M-BLU per una maglietta M blu;
- Categoria (C), per filtrare e confrontare per gruppo;
- Costo unitario (D), quanto paghi, e Prezzo di vendita (E);
- Giacenza iniziale (F), il conteggio del primo giorno;
- Carichi (G) e Scarichi (H), entrambi calcolati dalla scheda Movimenti;
- Giacenza attuale (I): giacenza iniziale più carichi, meno scarichi;
- Scorta minima (J), il tuo punto di riordino, spiegato più sotto;
- Stato (K) e Valore a magazzino (L), anch'essi calcolati;
- Fornitore (M) e Tempi di consegna (N), i giorni che passano tra l'ordine e l'arrivo;
- Data di scadenza (O), solo se vendi alimenti, cosmetici o altri prodotti che scadono.
Con le formule al loro posto, alcune righe si presentano così (i numeri sono un esempio):
| Codice | Prodotto | Costo unitario | Iniziale | Carichi | Scarichi | Attuale | Minima | Stato |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| MAGL-M-BLU | Maglietta M, blu | 6,00 € | 20 | 30 | 38 | 12 | 10 | OK |
| TAZ-BIA | Tazza bianca | 4,00 € | 10 | 0 | 6 | 4 | 6 | Riordina |
| CAND-VAN | Candela alla vaniglia | 5,00 € | 8 | 12 | 9 | 11 | 8 | OK |
La scheda Movimenti: una riga per ogni evento
Aggiungi una seconda scheda chiamata "Movimenti". Ogni riga è un evento, con queste colonne: Data (A), Codice prodotto (B), Tipo (C: Carico o Scarico), Quantità (D), Motivo (E: acquisto, vendita, perdita, omaggio, reso) e Nota (F). Trasforma la colonna C in un menu a tendina con la convalida dei dati, così un errore di battitura non falsa i totali senza che tu te ne accorga.
Poi lascia che sia la scheda Prodotti a fare i conti. Scrivi queste formule nella riga 2 e trascinale verso il basso. Valgono sia in Excel sia in Fogli Google (la guida di Google spiega la funzione SOMMA.PIÙ.SE):
| Cella (riga 2) | Formula | Cosa fa |
|---|---|---|
| G2 | =SOMMA.PIÙ.SE(Movimenti!$D:$D;Movimenti!$B:$B;$A2;Movimenti!$C:$C;"Carico") | Somma tutto ciò che è entrato per quel codice prodotto |
| H2 | =SOMMA.PIÙ.SE(Movimenti!$D:$D;Movimenti!$B:$B;$A2;Movimenti!$C:$C;"Scarico") | Somma tutto ciò che è uscito |
| I2 | =F2+G2-H2 | Giacenza attuale |
| K2 | =SE(I2<=J2;"Riordina";"OK") | Mostra Riordina quando la giacenza raggiunge il minimo |
| L2 | =I2*D2 | Denaro fermo sullo scaffale per questo prodotto |
| Una cella libera | =SOMMA(L2:L500) | Valore totale del magazzino |
Nei file in italiano i nomi delle funzioni sono questi e gli argomenti si separano con il punto e virgola. Se il tuo file è in inglese, usa SUMIFS, IF e SUM con le virgole. Se copi la formula dello Stato su righe vuote, scrivila così: =SE(A2="";"";SE(I2<=J2;"Riordina";"OK")), in modo che le righe vuote restino vuote. Tre abitudini fanno funzionare tutto:
- Registra subito. Merce arrivata, la scrivi. Vendita fatta, la scrivi. Puoi farlo anche dallo smartphone;
- Tutto passa dal foglio. Omaggi, uso personale, rotture e rese ai fornitori sono scarichi anche loro. È lì che compaiono le sparizioni;
- Una persona responsabile delle registrazioni per ogni turno, se nell'attività lavora più gente.
Scorta minima con avviso automatico
La scorta minima è il livello a cui devi riordinare per non restare senza prodotto. Un modo pratico per calcolarla è vendite medie giornaliere x tempi di consegna in giorni + una scorta di sicurezza. Se vendi 2 pezzi al giorno e il fornitore consegna in 7 giorni, il minimo è circa 14 più un margine: diciamo 20.
Per non lasciarti sfuggire le scorte basse, usa la formattazione condizionale. Seleziona le righe, apri le regole di formattazione condizionale (in Fogli Google si trovano nel menu Formato; in Excel, nella scheda Home), crea una regola con formula personalizzata e inserisci =$I2<=$J2 con riempimento rosso. La guida di Google sulle regole di formattazione condizionale mostra ogni passaggio. Apri il foglio ogni mattina: le righe rosse sono la tua lista degli acquisti della giornata.
Conteggio fisico periodico
Se il foglio dice una cosa e lo scaffale un'altra, solo il conteggio fisico dice quale è giusta. Una routine che funziona: un conteggio generale al mese, fuori dagli orari di punta, più un controllo settimanale dei 10 articoli che girano di più. Registra ogni differenza come rettifica nella scheda Movimenti, con il motivo, e scopri cos'è successo. Un errore di registrazione? Una rottura non annotata? Un furto? Una differenza che si ripete sullo stesso prodotto è sempre un segnale da approfondire.
Cosa ti dicono i numeri
Dopo uno o due mesi di dati, il foglio comincia a parlare:
- I tuoi best seller. Pochi prodotti di solito fanno la maggior parte delle vendite. Non devono mai finire, quindi dai loro scorte minime più generose;
- Gli articoli fermi. Un articolo senza vendite da 60-90 giorni è denaro fermo sullo scaffale. Mettilo in promozione, inseriscilo in un kit o smetti di riordinarlo;
- Il valore del magazzino. Quantità per costo, sommato, mostra quanto denaro hai sugli scaffali. Ti serve per decidere gli acquisti e per valutare un finanziamento o un fido;
- La stagionalità. I mesi forti di ogni categoria indicano cosa tenere in magazzino per il prossimo periodo e quando promuoverlo, per esempio con i post organici su Instagram.
Errori che costano denaro
- "Poi lo scrivo." Il nemico numero uno di qualsiasi controllo di magazzino;
- Non registrare perdite e omaggi. La merce "sparisce" e i conti non tornano mai;
- Ignorare il costo reale. Trasporto ed eventuali dazi o spese accessorie dell'acquisto fanno parte del costo unitario. Senza, il margine è un'illusione;
- Comprare a sensazione. Il foglio esiste per sostituire il "credo che stia finendo";
- Tenere più versioni su carta, su un quaderno e sullo smartphone. Mantieni una sola fonte di verità nel cloud, con un backup, come nella nostra guida al backup dello smartphone dell'attività.
Quando l'attività cresce, con più canali di vendita, integrazione con la fatturazione e un team, un gestionale comincia a ripagarsi. Fino ad allora, un foglio ben fatto, la registrazione immediata e il conteggio fatto con regolarità sono ciò che separa il profitto dalle perdite.
Domande frequenti
Posso gestire il magazzino con Fogli Google gratis?
Sì. Fogli Google è gratuito e funziona anche dallo smartphone. Una scheda Prodotti e una scheda Movimenti, con le formule SOMMA.PIÙ.SE e SE, bastano per un'attività con da qualche decina a qualche centinaio di articoli.
Come si calcola la scorta minima?
Moltiplica le vendite medie giornaliere per i tempi di consegna del fornitore, in giorni, e aggiungi una scorta di sicurezza. Con 2 pezzi al giorno e 7 giorni di consegna sono 14 più un margine: circa 20 pezzi.
Ogni quanto devo fare il conteggio fisico del magazzino?
Fai un conteggio generale una volta al mese e un controllo rapido ogni settimana degli articoli che girano di più. Una differenza scoperta presto si sistema con una rettifica; scoperta tardi è una perdita senza spiegazione.
Fonti: Guida di Editor di documenti Google: funzione SOMMA.PIÙ.SE · Guida di Editor di documenti Google: regole di formattazione condizionale in Fogli Google
