Backup do celular do negócio: WhatsApp Business, fotos de produto e contatos de clientes

Para muita gente, perder o celular é perder fotos. Para quem vende pelo celular, é perder a lista de clientes, os pedidos em andamento, as conversas com fornecedor e as fotos de produto que levaram horas para ficar boas.

O backup do celular do negócio segue a mesma técnica do backup comum. O que muda é a prioridade: primeiro o que gera dinheiro, depois o resto.

O que o negócio perde junto com o celular

WhatsApp Business: a parte que mais dói perder

No Android, o backup vai para a Conta do Google. No iPhone, para o iCloud. Nos dois o caminho começa em Configurações, Conversas, Backup de conversas.

• Frequência diária. Em celular de trabalho, a semanal é pouco.
• Conta da empresa. O backup fica na conta escolhida. Se for a conta pessoal de alguém, a empresa não controla.
• Vídeos só se precisar. Incluir vídeos aumenta muito o tamanho do backup.
• Wi-Fi. O próprio WhatsApp recomenda fazer o backup conectado ao Wi-Fi para não gastar dados móveis.

Fonte: WhatsApp, Como fazer backup do seu histórico de conversas.

Backup do aparelho: Android e iPhone

Além do WhatsApp, o backup do sistema guarda configurações, contatos, histórico de chamadas e a lista de aplicativos.

• Android: Configurações, Google, Backup. Confira se está ativado e para qual conta. Guia oficial: Fazer backup ou restaurar dados no Android.
• iPhone: Ajustes, seu nome, iCloud, Backup do iCloud. Guia oficial: Como fazer backup do iPhone no iCloud.

Fotos de produto e documentos

Foto de produto não pode depender só da galeria. Crie uma pasta na nuvem da empresa, com uma subpasta por produto ou coleção, e guarde ali apenas a versão final, a que vai para o catálogo e para os anúncios.

Comprovantes, notas e PDFs de pedido seguem a mesma lógica: uma pasta por mês. Na hora de fechar o caixa ou de responder a um cliente, você encontra em segundos, e o arquivo não some com o aparelho.

Contatos de clientes

Salve os contatos na conta Google ou iCloud da empresa, não apenas no aparelho. Um detalhe que ajuda no dia a dia: acrescente ao nome do contato o que a pessoa compra ou de onde veio, por exemplo "Ana, bolo de pote, Instagram". Quando o celular for trocado, a agenda volta organizada.

Celular de funcionário

Se a equipe atende clientes pelo próprio celular, o histórico mora no aparelho de outra pessoa. As saídas mais comuns são usar um aparelho da empresa para o atendimento ou centralizar o número comercial em um único WhatsApp Business com backup na conta da empresa.

Teste de restauração

Backup que nunca foi testado é uma aposta. Uma vez por trimestre, confira três coisas: a data do último backup do WhatsApp, se as fotos de produto estão na pasta da nuvem e se consegue abrir um comprovante antigo a partir de outro aparelho.

Perguntas frequentes

O backup do WhatsApp salva o catálogo do WhatsApp Business?

O backup de conversas cobre histórico e mídias das conversas. Para o catálogo, a forma segura é manter as fotos e descrições dos produtos também em uma pasta sua, fora do WhatsApp.

Qual frequência de backup usar?

Para celular de trabalho, diária. O backup semanal significa aceitar perder até sete dias de pedidos e conversas.

Posso usar a conta Google de um funcionário?

Não é recomendado. Se a pessoa sair, o backup sai junto. Use uma conta que pertença à empresa.

O backup ocupa espaço na conta Google?

Sim. O backup do WhatsApp no Android usa o armazenamento da sua Conta do Google, junto com Gmail, Drive e Fotos. Vale conferir se há espaço antes de ativar.