Template stok barang yang sederhana butuh dua tab: tab "Produk" dengan satu baris per barang dan kolom stok saat ini, serta tab "Mutasi" untuk mencatat setiap barang masuk dan keluar. Rumus SUMIFS menjumlahkan mutasi untuk setiap produk, rumus IF menandai barang yang sudah mencapai batas minimum, dan Anda mencatat setiap perubahan saat terjadi. Itu cukup untuk toko kecil dengan puluhan sampai ratusan barang, termasuk penjual di marketplace (jualan di Shopee).
Tab Produk: kolom yang diperlukan
Buat di Google Sheets (gratis, bisa diedit dari ponsel) atau Excel. Beri nama tab pertama "Produk":
- Kode (A) dan Nama barang (B): pola kode misalnya KAOS-M-BIRU.
- Kategori (C), Harga modal (D), Harga jual (E).
- Stok awal (F), Total masuk (G), Total keluar (H): dihitung dari tab Mutasi.
- Stok saat ini (I): stok awal + masuk − keluar.
- Stok minimum (J): titik pemesanan ulang.
- Status (K) dan Nilai stok (L): dihitung otomatis.
- Pemasok (M), Waktu tunggu (N), Tanggal kedaluwarsa (O) bila relevan.
Contoh isi (angka hanya ilustrasi):
| Kode | Barang | Modal | Awal | Masuk | Keluar | Sekarang | Minimum | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| KAOS-M-BIRU | Kaos M biru | Rp 45.000 | 20 | 30 | 38 | 12 | 10 | Aman |
| MUG-PUTIH | Mug putih | Rp 15.000 | 10 | 0 | 6 | 4 | 6 | Pesan lagi |
| LILIN-VAN | Lilin vanila | Rp 20.000 | 8 | 12 | 9 | 11 | 8 | Aman |
Tab Mutasi: satu baris per kejadian
Kolom: Tanggal (A), Kode produk (B), Jenis (C: Masuk atau Keluar), Jumlah (D), Alasan (E: pembelian, penjualan, rusak, hadiah, retur), Catatan (F). Jadikan kolom C daftar pilihan (validasi data) supaya salah ketik tidak merusak total.
Rumus di tab Produk
Isi di baris 2 lalu salin ke bawah:
| Sel | Rumus | Fungsi |
|---|---|---|
| G2 | =SUMIFS(Mutasi!$D:$D, Mutasi!$B:$B, $A2, Mutasi!$C:$C, "Masuk") | Total barang masuk |
| H2 | =SUMIFS(Mutasi!$D:$D, Mutasi!$B:$B, $A2, Mutasi!$C:$C, "Keluar") | Total barang keluar |
| I2 | =F2+G2-H2 | Stok saat ini |
| K2 | =IF(I2<=J2,"Pesan lagi","Aman") | Penanda stok minimum |
| L2 | =I2*D2 | Nilai stok |
Warna otomatis
Dengan format bersyarat, baris "Pesan lagi" bisa diberi warna merah supaya langsung terlihat. Google Sheets dan Excel punya fitur ini.
Kebiasaan yang membuatnya berguna
- Catat mutasi saat itu juga.
- Hitung fisik berkala (misalnya sebulan sekali) dan bandingkan dengan angka di lembar.
- Tulis alasan setiap pengurangan, termasuk barang rusak.
- Cadangkan lembar secara berkala (cara mencadangkan data).
- Tentukan stok minimum dari rata-rata penjualan dan waktu tunggu pemasok.
Untuk penjualan lewat WhatsApp, lihat juga WhatsApp Business untuk berjualan.
Kesalahan yang sering terjadi
- Mencatat stok sekali seminggu, sehingga selisih sulit dilacak.
- Memakai nama barang yang berbeda-beda untuk produk yang sama; gunakan kode tetap.
- Tidak mencatat barang rusak atau hadiah.
- Mengubah stok langsung di kolom hasil rumus; ubah hanya di tab Mutasi.
Pengembangan sederhana
Setelah lancar, Anda bisa menambahkan kolom pemasok, tanggal kedaluwarsa, dan ringkasan penjualan per bulan. Tinjau juga barang yang lama tidak bergerak supaya modal tidak tertahan.
Nama menu dan opsi berbeda menurut model, versi sistem, dan penyedia layanan. Cek halaman bantuan resmi produsen untuk perangkat Anda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah saya perlu aplikasi stok khusus?
Untuk puluhan sampai ratusan barang, lembar Excel atau Google Sheets biasanya cukup. Pertimbangkan aplikasi jika barang dan transaksi sangat banyak.
Bagaimana menentukan stok minimum?
Kira-kira rata-rata penjualan harian dikalikan waktu tunggu pemasok, ditambah cadangan kecil. Sesuaikan setelah beberapa minggu.
Rumus SUMIFS tidak jalan, kenapa?
Periksa pemisah argumen (koma atau titik koma), kecocokan kode produk, dan ejaan "Masuk"/"Keluar". Daftar pilihan membantu mencegah salah ketik.
Seberapa sering stok dihitung fisik?
Sebulan sekali atau saat ada selisih besar. Bandingkan dengan lembar dan catat penyesuaiannya.
Sumber: Bantuan Editor Google Dokumen: fungsi SUMIFS · Microsoft Support (Inggris): fungsi SUMIFS · Bantuan Editor Google Dokumen: aturan pemformatan bersyarat
