Non esiste un assistente IA migliore per ogni piccola attività. La scelta dipende dai compiti che vuoi delegare, dai dati che passeranno dallo strumento e dai programmi che il tuo team già usa. Il modo più sicuro è provare due o tre assistenti per una settimana, con gli stessi compiti reali, e solo dopo confrontare il prezzo per utente. Questa guida non proclama un vincitore: gli stessi criteri valgono per ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic), Copilot (Microsoft) e Gemini (Google), in ordine alfabetico.
Criteri per confrontare gli assistenti IA
Usa la tabella come lista di controllo, una volta per assistente, prima di guardare le pubblicità.
| Criterio | Cosa chiedersi |
|---|---|
| Compiti | Scrivere, rispondere ai clienti, preparare fogli di calcolo, riassumere documenti, creare immagini: cosa fai ogni settimana? Le immagini sono incluse nel piano? |
| Privacy e addestramento | Le conversazioni addestrano il modello? Le regole cambiano tra piano personale e aziendale? Quanto resta la cronologia e chi la amministra? |
| Integrazioni | Funziona dentro Gmail, Documenti e Fogli, o Word, Excel e Outlook, oppure solo in una finestra a parte? Chi deve autorizzarlo? |
| Qualità in italiano | Rispetta il tono del tuo marchio e gestisce bene nomi, importi e date? |
| Costo per utente | Si paga per utente, al mese o all'anno? C'è un minimo di utenti? È incluso in un pacchetto che già paghi? Quali limiti d'uso ha? |
| Controllo del team | Puoi creare account di lavoro, richiedere la verifica in due passaggi e togliere l'accesso a chi lascia l'azienda? |
I prezzi cambiano spesso, quindi non li abbiamo inseriti. Apri la pagina ufficiale di ogni fornitore il giorno della decisione e conta solo chi lo userà davvero.
Piano personale e piano aziendale hanno regole diverse
Lo stesso fornitore può trattare i dati in un modo con l'account personale e in un altro con il piano di lavoro, e per i dati dei clienti conta di più. Sintesi dalle pagine ufficiali, con gli stessi punti per tutti e quattro.
| Assistente | Piani di lavoro | Account personali |
|---|---|---|
| ChatGPT (OpenAI) | Enterprise, Business, Edu e API: OpenAI dice di non addestrare i modelli sui dati dell'organizzazione per impostazione predefinita (in inglese). | L'informativa privacy dice che i contenuti possono servire a migliorare i servizi, e l'utente può scegliere. |
| Claude (Anthropic) | Team, Enterprise e API: Anthropic dice di non usare le tue chat per addestrare i modelli (in inglese), salvo adesione al Development Partner Program o invio esplicito di materiale. | Free, Pro e Max: esiste l'impostazione "Help improve our AI models"; se la disattivi vale per le nuove conversazioni. |
| Copilot (Microsoft) | Account di lavoro o scuola: prompt e risposte non vengono usati per addestrare i modelli di base sottostanti. Le ricerche web seguono regole separate. | Copilot personale: l'impostazione "Training on conversation activity" permette di escludersi dall'addestramento. |
| Gemini (Google) | Workspace: i prompt sono dati del cliente e Google dice di non addestrare i modelli senza autorizzazione preventiva (in inglese). | Account personale: una parte delle chat è esaminata da persone; il controllo è "Keep Activity" e Google chiede di non inserire informazioni riservate. |
Questi termini cambiano e variano per piano: controlla la pagina ufficiale il giorno dell'acquisto e l'impostazione dell'account. Non addestrare non significa non conservare: chiedi quanto resta la cronologia e chi in azienda la vede. Microsoft e Google richiamano un addendum sul trattamento dei dati (DPA) e OpenAI dice di supportarne la firma; controlla questo punto nel contratto di ciascun fornitore.
Integrazioni: dove lavora già il tuo team
Se il tuo team lavora in Google Workspace o Microsoft 365, prova l'assistente dentro quelle app. Secondo le pagine ufficiali: Gemini funziona in Gmail, Documenti, Fogli, Meet e Drive, e i piani Business ed Enterprise di Workspace includono sue funzioni, a seconda dell'edizione. Microsoft 365 Copilot funziona in Word, Excel, PowerPoint, Teams e Outlook, entro le autorizzazioni di ciascun utente; Copilot Chat è incluso nelle licenze idonee e l'esperienza completa nelle app richiede una licenza aggiuntiva. Claude ha connettori per Gmail, Google Calendar e Drive e, con un amministratore, per SharePoint, OneDrive, Outlook e Teams. OpenAI elenca app collegate a ChatGPT, come Google Workspace (con configurazione gestita da un amministratore), Microsoft Teams e Outlook.
Prova di una settimana con gli stessi compiti
Dai a ogni assistente la stessa richiesta, con dati fittizi o anonimizzati. Una persona registra tutto in un foglio, con voti da 1 a 5 per qualità, tempo di correzione ed errori.
- Giorno 1, preparazione. Crea account di prova, controlla l'impostazione di addestramento e scrivi cinque compiti reali della tua attività.
- Giorno 2, scrittura. Chiedi una descrizione di prodotto, un'email ai clienti e un post, nel tono del marchio. Annota i minuti di correzione.
- Giorno 3, risposte ai clienti. Usa tre messaggi reali, senza nomi, telefoni o dati dell'ordine. Verifica se l'IA inventa una scadenza, una politica o un prezzo.
- Giorno 4, fogli di calcolo. Usa un foglio vendite fittizio, simile a un semplice controllo di magazzino. Chiedi riepilogo, formula e grafico, e ricontrolla i conti a mano.
- Giorno 5, immagini e documenti. Invia a tutti lo stesso brief per un'immagine oppure, se non le usi, chiedi il riassunto di uno stesso testo lungo senza dati riservati.
- Giorno 6, integrazione. Ripeti un compito dentro i tuoi strumenti. Conta i clic e cosa ha abilitato l'amministratore.
- Giorno 7, decisione. Somma i voti, calcola il costo solo degli utenti reali e scegli: restare, cambiare o tenerne due. Un collega può valutare i testi senza sapere chi li ha scritti.
Quando conviene cambiare assistente e quando no
Conviene cambiare quando
- l'assistente attuale sbaglia di continuo sui tuoi compiti reali (tono sbagliato, conti sbagliati, risposte inventate);
- usi un account personale per dati di lavoro e un altro fornitore ha un piano aziendale con termini sui dati adatti a te;
- il tuo team usa Google Workspace o Microsoft 365 e l'opzione integrata elimina il copia e incolla, a un costo ragionevole;
- paghi postazioni che nessuno usa, o un pacchetto che già paghi copre quasi tutto;
- la tua prova ha mostrato un risparmio di tempo misurato, non un'impressione.
Non conviene cambiare quando
- il motivo è una notizia di lancio o una classifica: i test pubblici non usano i tuoi compiti;
- solo una o due risposte sembravano migliori;
- cambiare costa più di quanto guadagni (prompt salvati, formazione, piano annuale);
- le regole sui dati restano le stesse, per esempio sei ancora su un account personale.
Regola pratica: cambia solo se il nuovo assistente batte l'attuale in almeno due dei tuoi tre compiti principali e supera il controllo sui dati. Per lavori semplici, guarda gli strumenti IA gratuiti per piccole attività.
Cosa non incollare mai in un'IA
- Dati personali dei clienti: nome con telefono o email, indirizzo, codice fiscale, acquisti legati a una persona, chat o email non anonimizzate.
- Categorie particolari di dati: salute, dati biometrici, religione, opinioni politiche, iscrizione a un sindacato.
- Pagamenti e accessi: numeri di carta, IBAN, password, chiavi API, codici di verifica.
- Segreti aziendali: contratti con clausola di riservatezza, listini non ancora pubblici, bilanci, codice sorgente.
- Dati dei dipendenti: buste paga, valutazioni, certificati medici.
L'OWASP, che cataloga i rischi delle applicazioni con IA, include dati personali, finanziari e sanitari, dati aziendali riservati, credenziali e documenti legali tra ciò che può trapelare. Per il GDPR il dato di un cliente è un dato personale: «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile» (art. 4, punto 1). La minimizzazione (art. 5, par. 1, lett. c) chiede dati «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario». L'art. 9 vieta in linea generale, salvo eccezioni, di trattare categorie particolari come la salute. Se un fornitore tratta i dati per tuo conto, l'art. 28 richiede «garanzie sufficienti»: per questo conta il piano aziendale con il suo DPA. Un componente del Collegio del Garante privacy, in un'intervista del 14 ottobre 2025 sul sito dell'Autorità, consiglia di leggere l'informativa e condividere il minimo necessario. Infine l'AI Act prevede all'art. 4 l'alfabetizzazione in materia di IA: per le FAQ della Commissione si applica dal 2 febbraio 2025 anche a chi usa strumenti di terzi, senza corso o certificato obbligatori; sono state proposte modifiche, quindi verifica la versione in vigore. Per il tuo caso, rivolgiti a un consulente privacy.
Come usare l'IA senza esporre i dati
- Sostituisci i nomi con etichette come "Cliente A" e togli combinazioni che identificano, come città, data e prodotto.
- Usa un account di lavoro con termini sui dati e addestramento disattivato, mai l'account personale di un dipendente.
- Proteggi l'account con la verifica in due passaggi: se viene violato, la cronologia è esposta. Vedi cosa fare se l'email viene hackerata e i rischi dell'IA per le imprese.
Fonti: pagine ufficiali sulla privacy di OpenAI, Anthropic, Google e Microsoft, GDPR (EUR-Lex), Commissione europea, Garante privacy, OWASP e NIST. Termini, piani e prezzi cambiano spesso: controlla la pagina ufficiale di ogni fornitore prima di decidere.
Domande frequenti
Qual è il miglior assistente IA per una piccola azienda?
Nessuno vince su tutto. Il migliore per te è quello che sbaglia meno sui tuoi compiti, rispetta le tue regole sui dati e funziona negli strumenti che il team già usa. Lo scopri con una prova di una settimana, con gli stessi compiti su due o tre assistenti.
L'IA usa quello che scrivo per addestrare il modello?
Dipende dal fornitore e dal piano. Nelle pagine ufficiali, OpenAI, Anthropic, Google e Microsoft dicono che i piani di lavoro citati non addestrano sui tuoi dati per impostazione predefinita, con le eccezioni che ciascuna descrive. Gli account personali hanno impostazioni proprie: controlla la pagina e il tuo account.
Posso usare la versione gratuita in azienda?
Per compiti senza dati di clienti né segreti, come bozze di idee, sì. Per i dati dei clienti scegli un piano di lavoro con termini di protezione dei dati e anonimizza quanto puoi. Il GDPR continua ad applicarsi.
Devo cambiare assistente a ogni nuovo modello?
No. Cambia quando la tua prova, sui tuoi compiti, mostra un vantaggio chiaro e le regole sui dati restano rispettate. Una notizia di lancio o una classifica non sostituiscono la prova.
Fonti: OpenAI: Business data privacy, security, and compliance · OpenAI: Privacy policy (EEA, UK and Switzerland version) · Anthropic: How do you use personal data in model training? (commercial products) · Anthropic: How do I change my model improvement privacy settings? · Microsoft Learn: Microsoft 365 Copilot Chat, privacy e protezioni · Microsoft Support: Microsoft Copilot privacy controls · Microsoft Learn: What is Microsoft 365 Copilot? · Google Workspace Help: Generative AI in Google Workspace Privacy Hub · Google Workspace Help: Google Workspace with Gemini · Gemini Apps Help: Gemini Apps Privacy Hub · Claude Help Center: Use Google Workspace connectors · Claude Help Center: Set up the Microsoft 365 connector · OpenAI Help Center: Connected apps · EUR-Lex: Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), testo consolidato · Commissione europea: AI literacy, questions and answers (AI Act, art. 4) · Garante privacy: intervista ad Agostino Ghiglia sull'uso dei chatbot (14 ottobre 2025) · OWASP Gen AI Security Project: LLM02:2025 Sensitive Information Disclosure · NIST: Generative AI Profile (NIST AI 600-1)
